Enfoque del sistema para la gestión

Presentado por: Beda Alexandra Nieto Mondragón

La gestión efectiva es un aspecto fundamental en cualquier organización. Ya sea que se trate de una pequeña empresa, una organización con fines de lucro, educativa, en el área de salud o cualquier índole, la forma en que se gestiona afecta directamente el rendimiento y el éxito general, así como los objetivos comunes por los que se rige. En este artículo exploraremos el enfoque del sistema para la gestión, un enfoque que se ha vuelto cada vez más relevante en un mundo complejo e interconectado y cada vez más competitivo en el mercado, además de su importancia en la optimización de la eficiencia empresarial.

¿Qué es el enfoque del sistemas para la gestión?

El enfoque del sistema es un principio de gestión que considera a una organización como un sistema en lugar de partes aisladas. En lugar de tratar los departamentos o funciones de manera independiente, el enfoque del sistema reconoce que todas las partes de una organización están interconectadas y que cualquier cambio en una parte afecta a todo el sistema.

Este enfoque no solo se aplica a la gestión interna de una organización, sino también a su relación con el entorno externo. Las organizaciones no operan en un vacío; están influenciadas por factores económicos, políticos, sociales y ambientales, y a su vez, afectan a esos mismos factores.

La norma ISO-9001 señala que toda entidad se ven influenciados por: el tamaño y estructura de la organización, los productos que resultan, entorno de la organización, los cambios que se produzcan en él y los riesgos que tienen asociados, los objetivos particulares, sus necesidades cambiantes y  procesos que utiliza.(ISO-9001)

El proceso de transformación de un insumo (problemática) es un producto (acciones planificadas) requiere de una metodología basada en tres grandes subsistemas:

-Formulación del problema 

-Identificación y diseño de soluciones

-Control de resultados 

El enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas, problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es fundamental comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones, restricciones del medio ambiente, etc.) (EL ENFOQUE DE SISTEMAS. II TEORÍA DE LA PLANEACIÓN)

¿Qué implica el enfoque del sistema de gestión?

-Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de la forma más eficaz y eficiente. La eficacia y eficiencia de los procesos depende de la correcta integración de los mismos. Se establecerán claramente las responsabilidades y se evitarán tareas contradictorias o repetitivas.

-Conocer las relaciones existentes entre los distintos procesos del sistema para su armonización e integración. Cada uno de los procesos parte de unos elementos de entrada o que generan la activación del proceso para la consecución de unos elementos de salida, ya bien sean productos o servicios realizados o información para el posterior análisis.

-Asignar las responsabilidades necesarias para alcanzar los objetivos comunes y reducir las barreras entre los distintos departamentos de la empresa.

-Establecer como objetivo de la organización la forma en que deberían funcionar los procesos específicos dentro del sistema.

-Mejorar continuamente el sistema empleando indicadores de medición para su evaluación.

-Los principales objetivos de los sistemas de gestión son la satisfacción del cliente y el cumplimiento de requisitos, por lo que el sistema debe disponer de indicadores generales para estas dos cuestiones.

¿Qué beneficios se obtienen con el enfoque del sistema de gestión?

-Integración y alineación de los procesos para alcanzar mejor los objetivos comunes de todos los departamentos de la empresa. Aumento de la eficacia y eficiencia de los procesos.

-Mejora la capacidad para enfocar los esfuerzos en los procesos principales.

-Aumenta la confianza de las partes interesadas en la coherencia, eficacia y eficiencia de la empresa. 

Pasos para el enfoque del sistema para la gestión

Exploraremos a detalle estos cinco pasos; cada uno de estos pasos es esencial para la optimización de la eficiencia empresarial y la consecución de metas a largo plazo. Desde la definición del sistema hasta la medición del desempeño, estos pasos proporcionan una hoja de ruta sólida para las organizaciones que buscan mejorar su funcionamiento y alcanzar un nivel superior de éxito.

1. Definición del sistema para el logro de objetivos: En este paso, se trata de establecer claramente qué es el sistema y cómo contribuirá a alcanzar los objetivos de la organización. Se debe definir cómo el sistema encaja en la estrategia global y cómo desempeñará un papel en el logro de metas específicas.

2. Definición de relaciones e integración de procesos:Esta etapa implica identificar y comprender las relaciones entre los componentes del sistema. Se busca integrar los procesos y actividades dentro de la organización de manera que estén alineados y trabajen juntos de manera eficiente para lograr los objetivos comunes.

3. Asignación de responsabilidades: Aquí, se asignan roles y responsabilidades específicos a las personas o equipos dentro del sistema. Esto garantiza que cada parte sepa qué se espera de ellos y cómo contribuirán a los objetivos generales del sistema y la organización.

4. Definición de objetivos de mejora de procesos: En este paso, se establecen metas específicas para mejorar los procesos dentro del sistema. Estos objetivos se basan en la comprensión de las necesidades y oportunidades de mejora, y se utilizan como guía para las acciones que se tomarán para optimizar el desempeño.

5. Medición de desempeño del sistema: Esta fase implica la recopilación y análisis de datos para evaluar el rendimiento del sistema. Se utilizan métricas y KPIs (indicadores clave de rendimiento) para determinar si el sistema está alcanzando los objetivos y si se están logrando mejoras. Esta información se utiliza para retroalimentar y ajustar el sistema según sea necesario.

Estos pasos representan un enfoque integral para la gestión, que busca optimizar la eficiencia y el rendimiento de una organización al considerarla como un sistema interconectado y orientado a objetivos.

Ventajas:

-Integración y alineación de los procesos que intervienen en la obtención de los resultados deseados

-Habilidad para enfocar los esfuerzos en los procesos críticos

-Proporcionar confianza a las partes interesadas sobre la consistencia, efectividad y eficiencia de la organización

Acciones:

-Crear un sistema estructurado para lograr los objetivos de la organización en la forma más efectiva y eficiente

-Entender las interdependencias entre los procesos del sistema

-Desarrollar estructuras que integren en forma armónica los procesos

-Entender los roles y responsabilidades necesarias para obtener objetivos comunes y así reducir las barreras entre los departamentos funcionales de la organización

-Entender las capacidades de la organización y reconocer las limitaciones de recursos con anticipación a la acción

-Establecer plazos y especificaciones de operación de las actividades específicas

Mejorar continuamente el sistema mediante la medición y evaluación.

Finalmente, el enfoque del sistema para la gestión es una herramienta poderosa que, desde mi perspectiva, no solo mejora la eficiencia empresarial, sino que también fomenta una cultura de aprendizaje y mejora constante. Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden no solo alcanzar sus objetivos, sino también sobresalir en un mundo empresarial en evolución constante.

Resulta un tema bastante extenso; sin embargo, es un principio de la gestión de la calidad que no solo se trabaja de forma interna en organizaciones y empresas, también de forma externa porque finalmente forma parte del producto o servicio final y la relación que este genera entre empresa-cliente, además de los contactos con el resto de las empresas con las que se tiene relación, así mismo lograr resultados de calidad, desde la optimización y mejora de los sistemas. 

Referencias 

Universidad de Guanajuato. (2022, marzo 25). Clase digital 6. Enfoque Sistémico de la Calidad. Factores comunes en los Sistemas de Gestión. Estructura de los Sistemas de Gestión de Calidad. Recursos Educativos Abiertos; Sistema Universitario de Multimodalidad Educativo (SUME) - Universidad de Guanajuato. https://blogs.ugto.mx/rea/clase-digital-6-enfoque-sistemico-de-la-calidad-factores-comunes-en-los-sistemas-de-gestion-estructura-de-los-sistemas-de-gestion-de-calidad/

Enfoque de sistema para la gestión. (s/f). Blogspot.com. Recuperado el 22 de octubre de 2023, de https://normas-iso-9000.blogspot.com/2007/11/enfoque-de-sistema-para-la-gestion.html

Gómez, N., & Perfil, V. T. mi. (s/f). Enfoque de sistema para la gestión. Principios ISO 9001 ✅. Blogspot.com. Recuperado el 22 de octubre de 2023, de https://hederaconsultores.blogspot.com/2009/07/enfoque-de-sistema-para-la-gestion.html 

(2014, diciembre 1). ISO 9001: Enfoque fundamentado en procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Software ISO; ISOTools. https://www.isotools.us/2014/12/01/iso-9001-enfoque-fundamentado-en-procesos-del-sistema-de-gestion-de-la-calidad/ 

(S/f). Recuperado el 22 de octubre de 2023, de http://chrome-extension://oemmndcbldboiebfnladdacbdfmadadm/http://dicyg.fi-c.unam.mx:8080/sistemas/publicaciones/TEMAII.5.pdf